12/07/2024

¿Cómo empezar a utilizar un datáfono en su negocio? 5 Consideraciones antes de comenzar

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Tipos de datáfono
Transacción comercial por medio de un datáfono.

La tecnología cambió la forma en la que las personas realizan pagos en establecimientos de comercio. Cada vez más, por ejemplo, se utilizan medios de pago digitales en lugar de dinero en efectivo. Es decir, tarjetas (crédito o débito), transferencias electrónicas, billeteras digitales, códigos QR, entre otros. 

Esto ha significado que los negocios, al mismo tiempo, se adapten para recibir este tipo de transacciones y una de las herramientas que lo ha facilitado, precisamente, es el datáfono. No solo permite recibir el dinero de los clientes que quieren pagar con tarjeta, sino que es una alternativa valiosa para incrementar las ventas. 

Según una investigación citada en Valora Analitik, el uso de datáfonos aumenta en un 28% las ventas de los comercios en Colombia. Por lo tanto, es una tecnología indispensable para cualquier negocio y aquí le contamos 5 elementos que debe conocer antes de utilizarlos:

Contenido

¿Qué es y para qué sirve un datáfono?

Es un dispositivo que permite tramitar los pagos con tarjeta (crédito o débito) de los clientes. Su finalidad es comprobar si la tarjeta está activa y si dispone de los fondos suficientes para pagar por los productos o los servicios adquiridos. 

¿Cómo funciona un datáfono?

Los datáfonos, dependiendo del modelo, pueden conectarse a Internet a través de una cable, una sim card, Wi-Fi o conectándolo al celular. Esta conexión permite procesar el cobro luego de introducir la tarjeta al datáfono para leer su banda magnética o su chip. Sin embargo, las tarjetas Contactless (pago sin contacto) pueden realizar este procedimiento con solo acercarlas al dispositivo.

Por otro lado, los datáfonos siempre están asociados a una cuenta bancaria (normalmente del propietario del negocio) donde se deposita el dinero que pagó el cliente con sus tarjetas. Además, algunos datáfonos tienen integrada una impresora para entregar, en tiempo real, un comprobante de pago con los datos de la transacción, más conocido como vaucher.

Quizá le podría interesar el siguiente artículo: ¿Cómo anular una transacción en un datáfono?

¿Qué tipos de datáfonos existen?

Datáfono Fijo

Es el más común en establecimientos de comercio. Suelen ubicarse al lado de la caja registradora, así que el cliente debe desplazarse hasta este punto para realizar el pago. Los datáfonos deben conectarse, a través de cables, a una red eléctrica y a Internet. Estos datáfonos tienen una impresora integrada por lo que ofrecen la facilidad de entregar una copia del voucher físico. Otra de sus ventajas es que cuentan con una velocidad de transacción superior a los demás tipos de datáfonos que hay en el mercado. Es importante tener en cuenta que estos modelos requieren papel térmico, el cual es suministrado de forma gratuita por las redes de pago. El modelo de datáfono fijo es recomendado para cajas estáticas, ferreterías, peluquerías etc. Una de las funcionalidades que lo diferencian es la “consulta de saldo”.

Datáfono inalámbrico

Este no necesita de conexiones por cable, pues funciona a través de Wi-Fi, GPRS,  Bluetooth u otras redes inalámbricas. Además, tienen baterías y, en algunos casos, pueden tener impresoras. Estos datáfonos son muy útiles para los restaurantes, pues el mesero debe desplazarse a las mesas para realizar los pagos.

Datáfono móvil (Mini datáfono)

Este debe conectarse al celular y funciona mediante una aplicación que el propietario del establecimiento de comercio debe descargar. Para realizar un pago, el vendedor debe enlazar el datáfono al aplicativo mediante Bluetooth. Luego, debe abrir la aplicación, teclear el valor a cobrar y escoger el tipo de tarjeta. El cliente deberá acercar la tarjeta al datáfono y la plataforma ejecutará la operación. Este tipo de datáfonos envían la copia del recibo de pago por medio de correo electrónico o mensaje de texto. Es el más económico y en ciertos casos se puede comprar.

 ¿Cómo adquirir un datáfono para su negocio?

La forma de adquirir un datáfono va a depender del proveedor. En Colombia, los bancos  y otras empresas tecnológicas del sector financiero ofrecen estos dispositivos a los establecimientos de comercio. Si bien los requisitos son diferentes con cada proveedor, por lo general solicitan los siguientes documentos: copia de la cédula, RUT (Registro Único Tributario) y certificación bancaria.

¿Cuáles son las tarifas y comisiones por el uso de datáfonos?

Las tarifas y comisiones dependen del proveedor y de la actividad económica a la que se dedique el comercio. Una opción, especialmente para los negocios que hasta ahora están iniciando, es alquilar el datáfono. La cuota mensual es de $20.000, pero si cumple con un determinado número de transacciones es posible que no tenga ningún costo. El número de transacciones varía dependiendo del tipo de datáfono. Por lo general, puede ir entre las 20 y 120 transacciones al mes. Normalmente, los que exigen un mayor volumen de transacciones son los datáfonos inalámbricos. Sin embargo, si desea comprar un datáfono, el valor promedio está entre $49.900 y $300.000 aproximadamente.  

Respecto a las comisiones, estas son negociadas con el banco y varían dependiendo de la actividad económica de cada comercio. En promedio para las personas naturales esta es del 2,4%, pero para algunas actividades comerciales puede llegar al 1,4%.Por último, tenga en cuenta que, adicional a esta tarifa, se van a descontarlos impuestos de ley correspondientes a las ventas con tarjetas: retención IVA (Solo si declara iva en la venta) , retención ICA y retención en la fuente (Retefuente).

Cuando su cuenta de ahorros o corriente comienza a recibir abonos de las ventas que se realizan por el datáfono a éste servicio se le conoce como “Adquirencia” en el lenguaje financiero. Puede acercarse a cualquier banco a preguntar por dicho servicio y entenderán inmediatamente que quiere comenzar a recibir pagos con tarjetas.

Es fundamental que al momento de decidirse por un datáfono para su negocio, compare las diferentes opciones que hay en el mercado. Analice cuál le conviene más, basándose en las comisiones que le ofrecen y en los beneficios adicionales que tienen. Después, luego de escoger la alternativa que mejor se ajuste a sus posibilidades, podrá empezar a aprovechar todos los beneficios que ofrece este medio de pago a su negocio.

Fuentes:

  • Valora Analitik. (2022, febrero 10). Datáfonos incrementan 28 % las ventas de comercios en Colombia. Valora Analitik.



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